Urenregistratie met oog op de komst van de Wtta: hoe zit het ook alweer?

Hoe registreer ik de gewerkte uren?

In de uitzendsector, waar veel met wisselende uren wordt gewerkt, is een goede urenregistratie noodzakelijk. Een goede urenregistratie leidt niet alleen tot een juiste verloning richting uw uitzendkracht, maar zorgt er ook voor dat de facturering richting opdrachtgevers op een correcte en volledige wijze gebeurt.

Daarnaast geeft het een goed inzicht in de aanwezigheid van uw werknemers, en dus ook in diens afwezigheid bij eventuele verlof en/of ziekte momenten. Wel zo belangrijk aangezien dit de betrouwbaarheid van uw onderneming laat zien en daarmee de mate van professionalisering van het proces.

Is een urenregistratie verplicht?

De Nederlandse Arbeidstijdenwet (ATW)
De arbeids- en rusttijden van werknemers moeten wel geregistreerd worden, maar er staat niet bij aan welke eisen de registratie moet voldoen. Iedere werkgever kan vanuit deze wet dus zijn eigen invulling aan geven.

De factuurvereisten uit hoofde van de wet op de omzetbelasting
Ook de factuur die u aan uw opdrachtgever stuurt dient aan eisen te voldoen. Zo dient u als u uitzendondernemer bent en dus diensten levert het volgende op te nemen op de factuur:

• welke diensten u hebt geleverd en de omvang ervan (Bijvoorbeeld 1 uur hovenierswerk);
• de datum waarop diensten zijn geleverd;
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw;
• de eenheidsprijs.

Bovenstaande betekent dus eigenlijk al dat u een adequate urenregistratie dient bij te houden uit hoofde van de omzetbelastingwetgeving. Immers kunt u eenheidsprijzen ook vertalen als uur soorten. Er staat daarbij nog niets over het registreren van tijd.

De CAO vereisten uit hoofde van de CAO voor uitzendkrachten
Op het moment dat uitzendondernemingen de CAO voor uitzendkrachten moeten toepassen, wat het geval is bij leden van de ABU of de NBBU dan wel ingeval van een AVV (Algemeen verbindend verklaarde CAO) of incorporatie in de arbeidsovereenkomst.
Zegt de CAO in artikel 8 Tijdverantwoording van de CAO daar het volgende over:

1. De uitzendonderneming informeert de uitzendkracht over de wijze van verantwoording van de gewerkte uren. Deze tijdverantwoording bevat het aantal normale, toeslag- en/of overwerkuren en wordt schriftelijk vastgelegd.
2. De tijdverantwoording wordt naar waarheid ingevuld. De uitzendkracht heeft inzage in de oorspronkelijke tijdverantwoording en ontvangt op verzoek een afschrift daarvan.
3. Bij een geschil over de tijdverantwoording, ligt de bewijslast over het aantal gewerkte uren bij de uitzendonderneming.

Uit hoofde van de CAO dienen normale, toeslag- en/of overwerkuren en schriftelijk vastgelegd te worden. De wijze waarop dat gebeurd is echter vormvrij zolang de uitzendonderneming bij een geschil kan bewijzen dat de urenregistratie klopt.

Wat zien we in de praktijk?

In de praktijk zien we een grote diversiteit in de wijze waarop de gewerkte uren worden geregistreerd.

Dat varieert van keurig gedigitaliseerde systemen tot aan mailtjes afkomstig van de opdrachtgever waarin staat dat de betreffende werknemer de afgelopen week 35 uren heeft gewerkt. Ook maken we mee dat gewerkte uren enkel telefonisch worden doorgegeven. Een summiere basis voor een adequate urenregistratie.

Ondernemingen die gecertificeerd zijn op het SNA Keurmerk (NEN 4400 norm) door een inspectie – instelling als Bureau Cicero zijn gewend getoetst te worden op de juiste toepassing van de CAO voor uitzendkrachten. Zo wordt getoetst of in de schriftelijke vastlegging van de tijdverantwoording een onderscheid kan worden gemaakt in normale, toeslag- en/of overwerkuren. Op die manier kan de inspecteur de toepassing van toeslagen controleren.

Wat gaat er veranderen met de komst van de Wtta?

Met de komst van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta), welke een jaar is uitgesteld, krijgen ondernemingen zoals die van u wat meer de tijd om alles vooraf goed te regelen. Dat is positief nieuws.

Ongeacht het feit dat het nu al voor iedere werkgever verplicht is een correcte en volledige urenregistratie te hebben, wordt hier juist ook in het verplichte toelatingsstelsel door inspectie – instellingen als Bureau Cicero op getoetst. In het concept normenkader is opgenomen dat de opgave van de door de arbeidskrachten gewerkte uren juist, volledig en tijdig is verwerkt in de urenregistratie.

In de het concept normenkader van de Wtta zijn daarin vooralsnog de volgende vereisten opgenomen:
De methode van urenregistratie is sluitend en maakt controle daarop mogelijk.
De werkbriefjes, elektronische gegevensuitwisseling en facturen moeten
daarom minimaal zijn voorzien van de volgende gegevens:

• naam arbeidskracht;
• week-, periode- of maandnummer van verrichte arbeid;
• aantal gewerkte uren (op de factuur);
• begin-en eindtijd per dag of shift inclusief eventuele niet betaalde pauzes
  (niet op de factuur);
• locatie werkplek (niet op de factuur). Bij arbeidskrachten zonder vaste
  werkplek is dit de plek van degene van de inlener.

Wij raden u dan ook aan om te beoordelen of uw huidige systematiek van urenregistratie voldoet aan deze vereisten. Op het moment dat dat niet het geval is doet u er goed aan tijdig aanpassingen door te voeren. In veel gevallen zult u daarover ook in gesprek moeten met uw opdrachtgever, want met de komst van de Wtta bent u daar samen verantwoordelijk voor.

Bureau Cicero en Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta)

Bureau Cicero is als inspectie – instelling aangesloten bij de gesprekken die plaatsvinden in de privaat- publieke samenwerking met het ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid (SZW). Als partner voor de sector begrijpen wij de uitdagingen waar u en de branche voor staan. Wij staan klaar om te helpen en mee te denken over mogelijke oplossingen in deze uitdagende tijd. Als u meer wilt weten of behoefte heeft aan verdere toelichting, neem dan gerust contact met ons op. We helpen u graag om u te ondersteunen in deze transitieperiode.

Bron: Flexnieuws.nl